판매자와 구매자간의 거래과정에 있어서 가장 많이 보고 사용하는 증명서류가 거래명세서, 입금표, 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증, 간이영수증 등이다. 

몇 년전부터 정부에서 증빙서류에 대한 규제를 강화하면서 증빙의 중요성 때문에 종전에는 증빙없이 거래되던 모든 거래가 증빙이 없으면 거래가 되지 않는 것이 현실이며, 종전에는 증빙에 대한 인식이 없었던 소수의 사장님들도 증빙관리에 상당한 관심을 보이고 있다.

또한 아직까지 몰지각한 사장님 및 일부임원들의 무자료, 무증빙 판공비 지출로 인하여 말못하는 경리직원들만 증빙을 채우느라 고생하고 있는 것도 작금의 현실이다.

네이버 지식검색이나 사이트상에 질문을 올리는 초보 경리실무자들 중에서 "거래명세서나 지출결의서, 입금표 등으로 증빙이 안되느냐고 올리거나 사장님이 골프를 치고와서 영수증하나만 주는 데 이것으로 증빙이 안되나요"라고 한다.

이와 같은 초보경리자들을 위하여 현재 세법상으로 흔히 법정증빙으로 인정을 하고 있는 증빙과 그냥 거래관계에서는 통용이 되나 세법에서는 인정이 안되는 비법정증빙을 구분해 보기로 하겠다.

일반적으로 가장 신뢰성 있는 증빙으로 모든 세무상 증빙을 세금계산서로 명칭이 통용된다고 보아도 과언이 아니다. 이는 공급가액에 부가가치세가 별도로 붙어 별도 표기되는 형식으로 구매자가 판매자에게 세금계산서를 받기 위해서는 구입가격에 부가가치세를 별도로 부담을 해야 한다. 따라서 구매자가 부가가치세를 별도 부담하지도 않으면서 세금계산서를 발행해 달라고 판매자에게 요구하는 것은 억지이다.

세금계산서는 과세사업자가 발행을 하며, 간이과세자나 면세사업자는 세금계산서를 발행하지 못한다. 물론 영세율에 대하여는 세율을 0%로 하여 세금계산서를 발행한다.

계산서는 면세사업자가 발행하는 것으로 공급가액만 표기되고 부가가치세는 별도로 표기되지 않는다. 따라서 면세사업자에게 물품을 구매하는 경우에는 부가가치세를 별도로 부담을 하지 않으며, 따라서 세금계산서의 발행을 요구해도 발행을 해주지 않는다.

우선 신용카드매출전표와 현금영수증의 차이를 살펴보면 카드를 사용해서 지출을 하고 본사 또는 본인의 신용카드 만기일에 지출액을 결제하기 위하여 받는 전표는 신용카드매출전표이고 비용을 지출하고 현금을 즉시 내면서 본인의 카드나 핸드폰을 제시하고 영수증의 발행을 요구하는 경우 신용카드단말기에서 발행해 주는 전표는 현금영수증이다. 

그러나 세무상으로는 두 증빙에 대하여 일반적으로 동일한 증빙으로서의 효과를 인전하고 있다. 다만, 현금영수증의 경우 증빙으로 인정을 받기 위해서는 현금영수증의 발행시 증빙용으로 발급을 받아야 한다.

간이영수증은 문방구에서 파는 간이영수증 또는 영수증이라고 쓰여진 용지를 말하며, 슈퍼나 음식점에서 영수증을 대신해서 사용하는 금전등록기영수증 등도 간이영수증에 포함이 된다. 

세금계산서와 계산서, 신용카드매출전표 및 현금영수증 또는 영수증을 제외한 거래명세서나 입금표는 거래증빙이라고 하여 판매처와 구매처가 서로 물건을 주고받고 돈을 지불했다는 외부거래사실을 증명해주는 증빙일 뿐이지 세법에서는 이를 법정증빙으로 인정을 해주지 않는다. 

또한 회사마다 지출시 지출청구 및 지출사실을 증명하기 위하여 회사 자체적으로 지출결의서를 작성해서 사용을 하는 경우가 많은 데 이 또한 내부지출증빙일 뿐 법적으로 인정해주는 법정증빙은 되지 못하니 이점에 유의하여 비용의 지출시에는 반드시 법정증빙을 수취하도록 한다.